Kvällen som förändrade hur jag ser på företagsevent

Jag trodde jag hade koll på det mesta när det gäller event. Jag har varit på små frukostseminarier och storslagna galor, konferensresor med teambuilding aktiviteter i skogen och mingelkvällar på takterrasser. Men det var först nyligen som jag insåg hur lätt man kan missa något avgörande i planeringen.

Så såg dagens aktiviteter ut – och vad som faktiskt fungerade

Vi började med en lättare frukost och ett kortare inspirationspass, men det var aktiviteterna efter lunch som verkligen satte tonen. Några av de som gjorde störst intryck var:

• Speed-meeting med oväntade frågor: Deltagarna fick byta samtalspartner under korta intervaller och svara på frågor som inte alls handlade om jobbet. Det blev många skratt, oväntade samtal och nya band mellan kollegor som annars knappt pratat.
• Kreativ gruppaktivitet med värderingstema: Små grupper fick tillsammans bygga något som symboliserade företagets värderingar. Det fanns inget rätt eller fel, inget tävlingsmoment – bara fokus på samarbete och reflektion. Resultatet blev både roligt och insiktsfullt.

Just kombinationen av lekfullhet och mening gjorde att hela eftermiddagen kändes lätt, engagerande och faktiskt ganska viktig.

Därför stack just den här teambuildingen ut från mängden

Jag har varit med om många teambuilding aktiviteter genom åren, men ofta blir de ganska ytliga. Man kastar bollar till varandra eller bygger något av spaghetti och marshmallows – det är kul för stunden, men glöms snabbt bort. Det som gjorde just den här dagen annorlunda var att aktiviteterna inte kändes påklistrade.

Det handlade inte om att visa vem som är snabbast eller mest högljudd, utan om att lyssna, tänka och samarbeta på riktigt. Det märktes redan efter första övningen att stämningen blev mer avslappnad. Kollegor började umgås över avdelningsgränser, och det där stelheten som ofta finns i början av dagen – den försvann helt.

När något oväntat händer mitt i allt det välplanerade

Det var ett större företagsevent med fullsatt sal, glada röster och välplanerade aktiviteter. Programmet var genomtänkt, energin var på topp, och vi hade precis avslutat en övning som faktiskt var en av de bättre jag testat – en aktivitet som verkligen fick folk att prata med varandra på riktigt.

Under kvällen spelade ett liveband. Vi stod tätt, pratade, skrattade. Men mitt i ett av låtarna förändrades allt. En kvinna i publiken tappade balansen, såg panikslagen ut och sjönk ner mot golvet. Jag hann känna hur hela rummet liksom frös till – innan två personer direkt var framme och tog över med ett lugn jag sällan sett.

Trygghet man inte märker – förrän man behöver den

Det visade sig att det fanns ett sjukvårdsteam för konserter och företagsevent på plats. Något arrangören hade ordnat utan att göra något stort väsen av det. Men just i det ögonblicket kändes det som den viktigaste detaljen av alla.

Kvinnan fick hjälp, allt gick bra, men jag kunde inte släppa tanken: tänk om de inte hade varit där. Tänk om det varit någon jag kände. Tänk om det var jag.

Mer än underhållning – trygghet är också en upplevelse

Det är lätt att fastna i menyer, presentationer, lokalbokningar och teambuilding aktiviteter när man planerar ett event. Jag vet själv hur det är. Men trygghet borde vara en lika självklar punkt som catering. Det handlar inte om att förvänta sig det värsta, utan om att skapa en miljö där människor faktiskt kan koppla av och vara närvarande.

Det här bär jag med mig till nästa gång

Nu, varje gång jag deltar i planeringen av ett event, tänker jag tillbaka på den kvällen. Jag minns hur fort något kan hända – och hur tacksam jag var över att någon redan hade tänkt steget längre. Det är så man gör ett event minnesvärt, inte bara genom roliga aktiviteter eller snygga detaljer, utan genom att visa att man faktiskt bryr sig.

Och det märks. På riktigt.